Dresser un inventaire et contrôler ses stocks avec Excel, efficace ?

Il n'est pas rare que l'inventaire et le contrôle des stocks soient effectués avec Excel (ou avec un autre logiciel équivalent) dans les petits entrepôts, voire dans certains entrepôts de taille moyenne. Toutefois, connaître la situation de la marchandise en temps réel est déterminant pour prendre des décisions avisées, ce qui présente certains avantages pour l'entreprise. Excel est limité sur ce point et, à long terme, le fait de ne pas avoir investi dans un logiciel spécialisé en contrôle des stocks peut porter préjudice. Étudions les raisons.

Au cours de ces dernières années, l'essor de l'e-commerce a augmenté la complexité des tâches de stockage. Il existe aujourd'hui une plus grande diversité de références et moins de stock pour chacune d'entre elles. De plus, le bac est devenue l'unité de stockage de marchandise la plus courante. 

Dans ce contexte, gérer le stock à l'aide de papier et d'un stylo semble désormais très fastidieux. Certaines entreprises de petites tailles, en guise de premier pas vers la digitalisation, se servent donc d'Excel pour dresser l'inventaire de leur entrepôt. Mais, est-ce une bonne idée ? 

Dans cet article, nous analyserons comment contrôler le stock d'un entrepôt avec Excel, ses inconvénients et quand est-il nécessaire d’opter pour un système de gestion d'entrepôt (WMS).

Un inventaire sur Excel : comment cela fonctionne-t-il ?

Microsoft Excel est un programme informatique d'analyse de données. Cette application a pour principale caractéristique sa présentation sous forme de feuilles de calcul ou de tableaux, où l'utilisateur ajoute des valeurs sur lesquelles des calculs sont effectués au moyen de formules, en plus de pouvoir les représenter graphiquement.

Grâce à ses fonctions, Excel est devenu un outil couramment utilisé dans le monde des affaires. Il est également utilisé dans certains entrepôts, même s'il n'a pas été spécifiquement conçu à cette fin.

D'ailleurs, Microsoft Excel offre des modèles (fichiers XLTM) pour certaines tâches logistiques. L'une des plus courantes est le modèle « Inventaire d'entrepôt ».  Ce tableau permet de saisir et d'éliminer des articles en fonction des ordres de l'ERP, de dresser des listes d'articles, de récupérer des données sur chaque emplacement ou d'effectuer un suivi de la valeur de l'inventaire.

Évidemment, il est possible de personnaliser les modèles en fonction des variables de l'activité : par exemple, le nombre de références, le poids et la taille de celles-ci ou la date de péremption du produit.

En plus, grâce à l'installation de modules externes, il est même possible de synchroniser un tableau Excel avec un lecteur de codes-barres, pour mettre à jour les valeurs de stock très rapidement. Comme il ne s'agit pas de modules officiels, une mise à jour d'Excel pourrait éventuellement rompre cette connexion et devoir passer un certain temps avec le service d'assistance du fournisseur du module.

Dresser un inventaire sur Excel a pour avantage sa simplicité, puisque de nombreux travailleurs sont déjà familiarisés avec son interface, étant donné qu'ils ont utilisé cet outil en dehors du domaine de la logistique. 

Toutefois, il ne faut pas perdre de vue un certain nombre d'inconvénients importants. Effectuer un contrôle des stocks implique une gestion manuelle d'une bonne partie du processus (quelqu'un doit saisir une donnée dans la cellule, modifier une autre donnée dans une autre cellule...). La probabilité d'erreur est élevée. De plus, Excel ne permet pas d'automatiser les la traçabilité des produits est quasiment inexistante, la préparation de commandes ne sera donc pas optimale. En bref, si l'entrepôt s'agrandit, dresser un inventaire sur Excel ne sera pas viable. 

WMS VS Excel : quand est-il nécessaire d’opter pour un système de gestion d'entrepôt ?

Contrôler le stock avec Excel est une avancée par rapport à la gestion avec un papier et un crayon. Mais, lorsque l'entrepôt dépasse un certain niveau de complexité, il est indispensable de mettre en œuvre un WMS, comme Easy WMS de Mecalux.

Un système de gestion d'entrepôt facilite la gestion des stocks, mais aussi d'autres processus logistiques fondamentaux pour l'entreprise, comme la préparation de commandes ou la gestion des emplacements.

Bien  que les entrepôts de moyenne ou grande taille utilisent fréquemment un WMS, il est de plus en plus courant de voir des installations de petites dimensions le mettre en œuvre, en raison des avantages qu'il apporte à la gestion des  tâches.

En effet, le contrôle des stocks avec un WMS fournit :

• Des informations en temps réel sur la liste des stocks de chaque entrepôt : en connexion avec l'ERP, le logiciel intègre toutes les données relatives aux produits, comme la rotation, le lot, etc.
• Une souplesse maximale dans le travail des opérateurs : il évite les tâches répétitives d'ajout et de suppression des produits et des références dans l'application. De plus, il élimine tout risque d'erreur. 
• L'optimisation des emplacements : le WMS automatise l'emplacement des produits en fonction de la stratégie de l'entreprise (rotation, proximité avec d'autres références, etc.). Cela permet d'augmenter  la capacité de stockage sans avoir à changer d'entrepôt.
• La traçabilité du stock : le contrôle automatique permet au responsable logistique non seulement de contrôler la quantité de produit pour chaque référence, mais aussi de connaître sa position durant les différents processus se déroulant dans l'entrepôt.
• La génération de rapports et d’analyses statistiques : le logiciel recueille les milliers de données produites chaque jour dans un entrepôt pour permettre au responsable de l'installation de prendre des décisions en fonction de la productivité réelle de chaque opération. 

Le contrôle automatique du stock dans l'entrepôt

La logistique 4.0. a raccourci les délais de livraison et a obligé les entreprises à s'adapter aux multiples canaux de vente utilisés par le client final. Pour les entreprises possédant un entrepôt ─ ou plusieurs ─ avec un grand volume d'entrées et sorties de produits, le contrôle des stocks avec Excel peut entraîner des erreurs débouchant sur des ruptures de stock.

Dans le cas de l'e-commerce, où la réputation est fondamentale pour rester compétitif, seul un service rapide peut garantir les livraisons aux clients dans les temps et l'optimisation des ressources dans l'entrepôt.

C'est pourquoi un nombre croissant d'entreprises parie sur des systèmes de gestion d'entrepôt. En effet, ils leur permettent d'automatiser le contrôle des stocks et la gestion des emplacements, ce qui entraîne une hausse de la productivité et, surtout, l'élimination de surcoûts durant cette opération.

Au cours de ces 20 dernières années, Easy WMS a consolidé son statut de solution intralogistique de référence pour supprimer les erreurs dans les processus de stockage. Contactez-nous et un de nos experts vous expliquera les avantages de mettre en œuvre notre WMS dans votre entrepôt, en fonction de vos besoins.