Easy WMS multiplie par 8 les commandes d'une papeterie en ligne

Une entreprise familiale florissante

SurDiscount est une entreprise familiale française spécialisée dans la papeterie et les fournitures de bureau. Elle débute son activité en 2006. A cette époque, le e-commerce et les ventes flash sur Internet sont en plein essor. SurDiscount décide de lancer une activité vraiment novatrice : une papeterie de produits de qualité à prix cassé !

Au fil des années, SurDiscount va diversifier son activité en proposant des fournitures pour les loisirs créatifs et les beaux-arts. L’entreprise dispose de trois points de vente en Bretagne, dans lesquels elle propose des services de reprographie, de photocopie, d’impression photos, de fabrication de tampons, de reproduction de clés et même de réparation de matériels informatiques et de smartphones.

En 2019, l’aventure continue sur Internet avec la création du site SurDiscount.com : une papeterie discount en ligne, qui va permettre à la société de vendre ses produits en France et même en Europe.

Anthony Le Fur, directeur de SurDiscount, explique « au départ, toutes les commandes en ligne étaient préparées en magasin. Cependant, par souci de fiabilité et de rapidité, nous avons rapidement fait le choix de dissocier l'activité logistique de notre site internet de celle du magasin ».

C’est pourquoi, l’entreprise a aménagé à Saint Evarzec un entrepôt de 2 700 m² spécialement dédié au stockage des 9 000 références en vente sur internet et à la préparation des commandes.

Mecalux a équipé l’entrepôt de rayonnages à palettes classique, une solution de stockage idéale pour une grande variété de références, permettant un accès direct et unitaire à tous les produits et pouvant s’adapter à tous types d'espaces, au poids et à la taille des produits.

Une mezzanine de 115 m² a également été installée, cette solution permet d’exploiter au maximum la hauteur de l’entrepôt et de doubler la surface de stockage. Au rez-de-chaussée se trouve la zone de consolidation et d'emballage. L'étage est destinée aux bureaux.

Le choix d’un WMS

« C'est à ce moment-là que nous avons ressenti le besoin de nous équiper d'un WMS pour la gestion de l'entrepôt. De plus, nous avons de nombreuses références. 26 000 dans nos magasins, et seulement 9 000 sur notre site pour le moment. Cependant, nous avons comme objectif d’atteindre les 20 000 références disponibles en ligne dans les deux prochaines années », déclare le directeur de SurDiscount.

La gestion d’un si grand nombre d’articles présente un risque croissant d’erreur. « L'un des objectifs avec le WMS était de réduire le nombre d'erreurs », ajoute Anthony Le Fur.

Le choix d’un système de gestion d’entrepôt performant est crucial pour une entreprise, notamment pour l’évolution de sa chaîne logistique. L’idéal est de choisir un logiciel adapté aux particularités de l’entreprise, qui optimise les opérations de l’entrepôt et qui sera capable de s’adapter aux évolutions logistiques.

« Lors de mes recherches, j’ai appris que Easy WMS de Mecalux communiquait déjà avec notre ERP XL Soft dans un autre entrepôt. Cela a facilité ma décision, car j'avais la garantie que l'intégration fonctionnerait. », indique Anthony Le Fur.

Un choix qui a aussi facilité celui de l’architecture du WMS. Comme explique le directeur, « Notre ERP XL Soft fonctionne en mode SaaS (Software as a Service). Il était donc évident pour nous que le WMS fasse de même. Grâce à cet hébergement cloud, nous n’avons pas à nous soucier de la gestion du serveur, nous pouvons ainsi nous concentrer sur notre activité ». Grâce au mode SaaS d’Easy WMS, les opérateurs de l’entrepôt accèdent au logiciel WMS, aux applications associées et aux mises à jour depuis n’importe quel navigateur web et avec une sécurité maximale.

« J'ai apprécié l'accompagnement des équipes commerciales et techniques de Mecalux. Elles nous ont aidées à identifier nos besoins et à nous familiariser à l’utilisation du WMS », se réjouit Anthony Le Fur.

Les opérations de l’entrepôt

Easy WMS gère toutes les opérations de l’entrepôt de SurDiscount, de la réception des marchandises à la préparation et l’expédition des commandes. Non seulement, il assure un contrôle précis des produits, mais il optimise aussi les flux afin d’améliorer la productivité.

« Démarrer l’activité du nouvel entrepôt en même temps que le WMS est un avantage car les opérateurs prennent tout de suite les bonnes habitudes » explique M. Le Fur.

Easy WMS planifie et guide les opérateurs dans leur travail avec pour objectif de gagner en agilité et d’éviter les erreurs. « Il envoie, par le biais d’un terminal radiofréquence, des instructions précises aux opérateurs sur la manière de réaliser chaque opération. Il s’agit d’un système très intuitif, donc on apprend très vite à l’utiliser. Nous employons entre trois et cinq opérateurs, selon les pics d’activité de l’entrepôt. Aucun d’entre eux n’a besoin de connaître l’agencement des marchandises, puisque le terminal le guide », explique Anthony Le Fur.

La réception et le stockage des marchandises

Multitude de palettes fournisseurs, avec des milliers de petits articles, est reçue chaque mois. C’est XL soft, l’ERP de SurDiscount qui informe Easy WMS de l’arrivée des marchandises. Dès réception à l’entrepôt, les opérateurs scannent les articles à l’aide d’un terminal radiofréquence afin que le WMS puisse vérifier que le stock livré est bien conforme à celui annoncé par l’ERP. Cette fiabilité du stock est primordiale pour un acteur du e-commerce tel que SurDiscount, car la communication fonctionne dans les deux sens, et Easy WMS confirme à l’ERP la réception des marchandises et le stock disponible à la vente. C’est la raison pour laquelle, il était important pour Anthony Le Fur que l’interface entre les deux logiciels fonctionne parfaitement. Chaque article est précisément suivi et tracé en temps réel par le WMS. Une fois, les marchandises identifiées, le WMS leur attribue un emplacement optimal où ils seront stockés. 

Un agencement bien pensé et une bonne organisation des marchandises dans l’entrepôt se traduisent par un fonctionnement plus fluide. Une solution informatisée est une aide précieuse car elle va permettre d’optimiser l’ordonnancement des missions d’inventaire, de réapprovisionnement, de picking et d’expédition.

La préparation de commandes

Cette opération est au cœur de tout entrepôt e-commerce, qui doit préparer des centaines de commandes par jour. Dans le cas de l’entrepôt de SurDiscount, entre 6 000 et 10 000 commandes sont expédiées chaque mois.

« Pour accélérer cette opération, nous préparons les commandes de deux manières différentes : par groupe et par vague », explique le directeur de l’entreprise. Ces méthodes de picking permettent à un même opérateur de préparer plusieurs commandes simultanément lors d’un seul itinéraire. Easy WMS indique à l’opérateur son parcours dans l’entrepôt en précisant l’allée, l’emplacement, l’article et la quantité à prélever.

Lors du picking par groupe, les opérateurs collectent des produits similaires, c’est à dire avec la même référence UGS (exemple : des boîtes de 50 stylos Bic bleu, des cartouches couleurs HP62, etc.), destinés à plusieurs commandes. Les produits prélevés sont déposés sur un chariot et transférés vers une zone de dégroupage. C’est alors que les commandes sont reconstituées. Les articles sont séparés, triés et emballés par commande. Outre une réduction des temps de déplacement et de collecte pour les opérateurs, l’avantage de cette méthode pour SurDiscount est la création automatique des groupes par transporteur et types de commande (mono-référence ou multi-référence).

Lorsque les commandes sont préparées par vague, les opérateurs disposent d’un chariot contenant autant de bacs que de commandes à préparer (chaque bac correspondant à une commande). En plus d’indiquer à l’opérateur son itinéraire et la quantité à prélever, le WMS lui précise dans quel bac déposer la marchandise. Chaque commande est ainsi individuellement préparée au fur et à mesure des prélèvements, ce qui assure une préparation des commandes rapide et sans erreur.

Bien que la société utilise les deux méthodes de picking, le prélèvement par vague reste ponctuel. SurDiscount a rapidement détecté que le picking par groupe mono-référence s’avère être la solution la plus efficace pour eux. « Maintenant, les erreurs de picking sont rares. Avec la même équipe, nous avons multiplié par huit le nombre de commandes préparées » , commente Anthony Le Fur.

L’emballage et l’expédition

Ce dernier processus de l’entrepôt est la clé pour garantir la satisfaction des clients. Tous les articles doivent être correctement emballés et étiquetés pour garantir une bonne livraison. Une communication fluide entre les transporteurs et l’entrepôt doit être établie pour organiser les expéditions et gagner du temps. A cette fin, SurDiscount a installé Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, un module qui ajoute des fonctionnalités au WMS. Il génère et imprime une étiquette pour chaque commande en fonction du transporteur chargé de la livraison. Cette étiquette inclut le numéro de suivi permettant aux clients de suivre leurs commandes.

« Grâce au module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, nous gagnons du temps lors de l’expédition des commandes. Auparavant, nous devions nous connecter manuellement aux sites des transporteurs pour récupérer les étiquettes. Désormais, lors du scan de chaque commande, l’étiquette du transporteur et le bon de livraison sont automatiquement imprimés. Cela limite encore le nombre d'erreurs, car toutes les commandes à expédier sont identifiées », explique Anthony Le Fur.

Easy WMS établit une connexion avec les transporteurs qui livreront les commandes de SurDiscount : GLS, Mondial Relay et Colissimo (d’autres peuvent être ajoutés si besoin). Grâce à cette communication automatique, ils disposent à l’avance de toutes les informations nécessaires à la livraison, comme les commandes à retirer, le nombre de colis ou la destination.

Un logiciel pour s’implanter dans le e-commerce

SurDiscount a réussi son arrivée dans le monde du e-commerce. Pour ce faire, elle a ouvert un nouvel entrepôt de 2 700 m² à quelques kilomètres de Quimper. Exclusivement dédié au stockage de ses références vendues en ligne et à leurs expéditions, l’entreprise a fait le choix stratégique de distinguer la logistique de son site internet, de celle de ses magasins.

Afin de garantir la gestion de l’ensemble de ses références tout en optimisant la préparation des commandes, la société a décidé d’installer un système de gestion d’entrepôt. Elle a choisi Easy WMS de Mecalux qui a été adapté aux besoins spécifiques de SurDiscount et lui a permis de professionnaliser sa logistique.

Avec ce logiciel en un an, cette papeterie a multiplié par huit le nombre de commandes expédiées avec les mêmes ressources. Une belle réussite pour cette entreprise bretonne qui souhaite proposer 20 000 références en ligne d’ici 2 ans, et poursuivre son développement dans le monde du e-commerce.

« Je recommande Easy WMS, nous en sommes très satisfaits : il nous a aidé à développer notre activité sur Internet. En plus, grâce à ce WMS nous pouvons préparer davantage de commandes, nous avons optimisé notre rentabilité et amélioré la qualité de notre service ».

Les avantages pour SurDiscount

• Huit fois plus de commandes préparées : En un an, Easy WMS a permis à SurDiscount d’augmenter les performances de la préparation des commandes avec les mêmes ressources, pour passer de 50 commandes par jour en moyenne à 400.
• Une logistique axée sur le e-commerce : l’entreprise s’est lancée dans la vente en ligne de ses produits pour développer son activité. Easy WMS guide les opérateurs à tout moment pour une préparation et une expédition des commandes rapides et sans erreur.
• Intégration avec les transporteurs : pour organiser les expéditions et éviter les retards, le WMS communique avec les transporteurs chargés de livrer les commandes de SurDiscount.