Fonctions et profil du responsable d’entrepôt, rôle clé en logistique

Le profil de responsable d'entrepôt est un des profils les plus demandés dans le domaine de la logistique, en raison de l'importance que ce secteur a acquise ces dernières années. De nos jours, lors de leurs achats, les utilisateurs interagissent avec les entreprises par le biais de multiples canaux de vente. C'est pour cela que la logistique a dû s'adapter et devenir le moteur de multiples initiatives pour répondre aux nouvelles habitudes de consommation.

Dans ce contexte, le poste de responsable d’entrepôt apparaît comme l'un des postes ayant le plus de responsabilités dans l'organigramme de l'entreprise. Ce profil professionnel doit avoir des aptitudes pour diriger du personnel et travailler en collaboration avec le directeur de production (et d'autres services) afin de faire face aux nouveaux scénarios qui se dessinent sur le marché.

Cet article s'attachera à décrire les fonctions du d’entrepôt, la formation et les compétences nécessaire pour réaliser les tâches qui lui sont confiées et la manière dont un WMS peut l'aider à mieux gérer toutes les ressources de l'entrepôt et à prendre les meilleures décisions pour l'entreprise.

Qui est le responsable d’entrepôt ?

Le responsable d’entrepôt est la personne chargée de superviser tout ce qui se passe dans un entrepôt. Sa mission est de planifier, diriger et coordonner les l'approvisionnement, le réapprovisionnement, le stockage et la distribution des matériaux et des produits de l'entreprise. Un des principaux objectifs de ce poste est d'optimiser l'espace de l'entrepôt ainsi que les différentes tâches qui y sont effectuées.

Il s'agit d'un poste à haute responsabilité, car sa tâche est étroitement liée à la durabilité et à la performance de l'ensemble de l'entreprise. Un entrepôt productif aide l'entreprise à obtenir de bons résultats, car il améliore la qualité du service et, par conséquent, la satisfaction des clients.

Le stockage est l'un des principaux maillons de la chaîne d'approvisionnement. C'est pourquoi le responsable d’entrepôt travaille directement avec le directeur de production et doit également être impliqué dans les étapes de production des articles, depuis la conception et la matérialisation jusqu'à la distribution et la livraison aux points de vente. Ces deux rôles doivent communiquer et se coordonner en permanence afin d'assurer une fabrication correcte du produit  et sa livraison au client final de manière efficiente.

Imaginons, par exemple, que l'entreprise souhaite lancer un nouveau produit sur le marché. Pour cela, le directeur de production et le responsable d’entrepôt doivent se concerter et répondre à de nombreuses problématiques, entre autres : les matières premières et les ressources nécessaires à la fabrication de cet article (bill of materials ou BOM) et, donc, le moment où les matières premières devront être envoyées sur les lignes de production, ou bien les conditions dans lesquelles les produits finis devront être stockés.

Quelles sont les fonctions du responsable d’entrepôt ?

Le responsable d’entrepôt veille à ce que toutes les opérations se réalisent sans problème et présentent des garanties de sécurité maximales. Ses tâches et ses fonctions sont les suivantes :

• Gérer l'équipe. Il doit superviser, orienter les employés de l'entrepôt ainsi que leur assigner des responsabilités (le stockage, la préparation des commandes, le nettoyage...). Il doit également évaluer les performances de chaque employé et s'assurer qu'il travaille correctement.
• Donner priorité à la sécurité. L'une des principales fonctions du responsable d’entrepôt est d'établir un plan de prévention des risques en fonction des tâches et de la nature de son installation. Ce plan comprend une inspection technique annuel de l'état des rayonnages (selon la norme européenne EN 15635, à respecter). Outre l'état des rayonnages, ce contrôle permet de s'assurer que les palettes sont en bon état, que les chariots élévateurs et les unités de chargement sur les rayonnages sont adaptés, et que les opérateurs réalisent correctement les manœuvres.
• Gérer les réceptions et les expéditions. Le responsable d’entrepôt doit planifier les mesures à prendre et veiller à leur respect. De plus, il est responsable de la prise de décisions en cas de situations imprévues.
• Contrôler le stock. Cela consiste à assurer un suivi des articles, aussi bien pour le produit fini que pour les matières premières. Le principe de base de la logistique est à l'évidence de toujours disposer de marchandises quand on en a besoin. La rupture de stock a un impact très négatif sur l'entreprise (retards dans la livraison des commandes, mauvaise image de marque, etc.), ce qu'il faut éviter à tout prix.
• Optimiser l'espace. Le manque d'espace est l'une des plus grandes préoccupations dans la gestion d'un entrepôt. L'une des fonctions du responsable d’entrepôt est donc d'organiser l'espace (le layout ou agencement de l'entrepôt) de façon logique et efficace. Par exemple, dans les grands entrepôts, les marchandises peuvent être organisées et réparties entre les différentes zones. Une bonne organisation de l'espace se traduit par de meilleures performances et une plus grande rapidité des opérateurs dans la localisation des références.
• Planifier la stratégie logistique. Il s'agit d'assurer le bon fonctionnement de toutes les activités de l'entrepôt. Cela consiste à : 
      1. Développer une politique d'approvisionnement, de stockage et de mise à disposition des produits (c'est-à-dire la logistique interne de l'entreprise).
      2. Décider et organiser les processus de distribution et de livraison de chaque produit.
      3. Superviser le picking.
      4. Assurer le flux de marchandise et chercher comment améliorer et perfectionner tous les processus.
      5. Optimiser le transport : réduire les coûts, les délais et les itinéraires de livraison.
      6. Prévenir les incidents et la détérioration de l'entrepôt en appliquant des mesures de sécurité et d'entretien.

Profil professionnel du responsable d’entrepôt

La formation est indispensable pour occuper un poste aussi exigeant que celui-ci. En règle générale, le responsable d’entrepôt d'une entreprise est une personne ayant fait des études supérieures, le plus souvent titulaire d'un diplôme universitaire (généralement, en économie, en commerce ou en ingénierie), et qui, de plus, a suivi une formation spécialisée en logistique.

Cependant, une grande partie de ces compétences et aptitudes sont acquises et perfectionnées grâce à l'expérience, comme le fait d'apprendre à diriger une équipe ou à traiter avec les clients et les fournisseurs.

D'autre part, comme il doit traiter avec toutes sortes de fournisseurs, clients et employés, il doit présenter des compétences linguistiques, ainsi que des aptitudes en matière d'intelligence émotionnelle, comme l'empathie et savoir écouter et négocier.

Enfin, il ne faut pas oublier les autres compétences plus techniques, essentielles pour ce poste. Un responsable d’entrepôt doit posséder des compétences en informatique, être à l'aise avec la technologie et faire preuve de compétences analytiques.

Depuis quelques années, la technologie a entièrement révolutionné la logistique, jusqu'à la transformer en un des piliers pour une meilleure compétitivité des entreprises. Une entreprise moderne ne peut pas s'en passer si elle souhaite contrôler et avoir une meilleure visibilité sur tous les processus réalisés dans son entrepôt.

Par conséquent, dans son travail quotidien, le responsable d’entrepôt doit non seulement se sentir à l'aise avec les dernières technologies, mais également savoir les exploiter afin de connaître tous les secrets de l'entrepôt et en tirer tous les profits. Et il doit être en mesure de convertir les données fournies par le système de gestion d'entrepôt (ou WMS pour « Warehouse management system ») en informations applicables, dans le but d'obtenir des améliorations.

Le logiciel pour responsable d’entrepôt

À l'aide d'un WMS, tel qu'Easy WMS de Mecalux, le responsable d’entrepôt peut contrôler et optimiser tout ce qui se passe dans l'entrepôt : le stock, les flux, la façon dont les marchandises sont traitées, la conservation des produits, le réapprovisionnement et la préparation des commandes, entre autres.

Et outre d’un WMS, le responsable d’entrepôt a également besoin de certains outils afin d'analyser les données et de procéder au suivi des activités de l'entrepôt :

1. Supply Chain Analytics. À l'aide de ce logiciel, le responsable d’entrepôt peut vérifier différents indicateurs sur la situation de l'entrepôt, connaître de manière approfondie l'état de l'entreprise et mesurer la performance de tous les processus. Il dispose de panneaux de contrôle qui couvrent la plupart des fonctions logistiques à prendre en compte : entrées, sorties, précision de la préparation des commandes, clients, qualité, capacité et utilisation.  Des données utiles sur toutes les opérations de l'entrepôt sont collectées grâce à ces panneaux. Ces informations permettent d'effectuer une analyse détaillée des opérations, de planifier les ressources, de mesurer les résultats de l'entreprise et de prendre des décisions stratégiques pour augmenter la productivité.

2. Labor Management System. Dans le cadre de l'amélioration des opérations de l'entrepôt, ce logiciel est utilisé pour surveiller les activités des opérateurs afin d' accroître leur efficacité. Il est très simple d'utilisation : il enregistre les temps réels de réalisation des tâches et les compare aux temps standard estimés pour chacune d'entre elles. De cette manière, le responsable d’entrepôt peut mesurer les performances des employés et facilement identifier les points à améliorer.

Un poste essentiel de la chaîne d'approvisionnement

Le poste de responsable d’entrepôt est essentiel au bon développement des activités de toute entreprise. Sans lui, le désordre s'emparerait de l'entrepôt. 

Étant donné que la logistique est un secteur en constante expansion et transformation, le responsable d’entrepôt doit également rester formé pour faire face avec aisance aux nouveaux défis qui se présentent. Afin de remplir ses fonctions avec succès, il doit disposer d'une formation optimale, de compétences linguistiques, faire preuve d'empathie et être parfaitement à l’aise dans l'analyse des données.

De plus, le responsable d’entrepôt doit être informé de tous les mouvements dans la chaîne d'approvisionnement dans laquelle son entreprise est impliquée afin de passer ces informations au crible grâce à l'analyse des données et, ainsi, pouvoir, par la suite, corriger les processus inefficaces. Ces outils informatiques lui donneront un contrôle total sur ses activités et feront la différence entre un entrepôt rentable et un entrepôt montrant des signes d'inefficacité.

Chez Mecalux, nous disposons de solutions logicielles qui permettront à votre entreprise de rester à l'avant-garde de votre secteur et qui aideront votre responsable d’entrepôt à prendre les meilleures décisions et à atteindre les objectifs fixés. Contactez-nous pour découvrir comment Easy WMS et le module Supply Chain Analytics peuvent améliorer efficacement le fonctionnement de votre entreprise.